Es importante escribir bien un e mail porque es el primer contacto, y muchas veces el único, que se tiene con la otra persona. Escribir con errores ortográficos, emoticones o una mala redacción puede llevar el mensaje de que no eres profesional o que no te tomas en serio tu labor.
Te damos las claves para una comunicación escrita efectiva a través del correo electrónico:
- Ortografía y Gramática: la regla de oro. Un texto bien escrito y sin errores obvios de ortografía no sólo denotan inteligencia, demuestran que la personas es capaz de hilar ideas de forma coherente. Programas como Speckie corrigen la ortografía en la red o incluso navegadores como Google Chrome ya lo traen integrado.
- Usa Una Sola Fuente: unir frases en Arial con destacados con Helvética e hipervínculos en Times New Roman no solo se ve mal, estéticamente hablando, también dificulta la lectura de un texto. Además, manda la señal de ser una persona inestable y poco organizada. Y jamás uses Comic Sans, esa fuente es para asuntos personales nada más.
- No Escribas Con Mayúsculas: escribir con letras capitales es sinónimo de gritar o demandar. Por ejemplo no se entiende lo mismo por “necesito contactarte” a “NECESITO CONTACTARTE”, pues el segundo demuestra rudeza y mala educación.
- Equivocarse Con El Destinatario: tómate un segundo para asegurarte que el correo que pasaste unos minutos redactando cuidadosamente está dirigido a la persona adecuada, con la dirección correcta. Imagínate que escribes un correo a tu mejor amigo insultando a tu jefe y por equivocación se lo envías a tu empleador.
- Asuntos: nunca mandes correos sin un Subject o Asunto. Es educado y nos permite titular el mensaje con lo que queremos (“Informe Junta del Viernes”) o la importancia de nuestro correo (“Urgentes para hoy”). Además, ayuda al sistema de correo electrónico a identificar lo que es correo deseado y el spam.
- Firmas Locas: evita que tu rúbrica en el correo de trabajo tenga personajes de Disney, animaciones .giff, en colores estrambóticos y en Comic Sans, y con frases inspiracionales o en otro idioma. A menos de que sea el lema de tu empresa, evítalo.
- Saludos y Despedidas: trata de abrir la conversación con un saludo semiformal y educado, nunca con una pregunta directa porque parecería un ataque frontal. Al momento de cerrar el correo, no lo hagas con un “xoxoxo” o un "besitosssss!!!!!" a menos de que le tengas mucha confianza a la persona. Se ve mal y está mal que un profesional se exprese así.
- Di No a Los Emoticones: aunque en el contexto de las redes sociales y los correos informales las caritas hechas con gráficos o textos pueden ser muy simpáticas, deben evitarse a toda costa en un email de trabajo. Dan la imagen de ser infantil y de carecer de capacidad para comunicarse, pues con los emoticones se expresa lo que no se puede decir con palabras.
- Hablar por Hablar: los correos electronicos, no sólo los de trabajo, deben ser concisos y prácticos, pues no están hechos para sustituir una conversación en tiempo real. Usa imperativos como "Necesito ésto" "¿Podrías darme aquéllo?" "Tienes que buscar ese dato en el archivo adjunto".
- Serenidad y Paciencia: si tras haber enviado un correo no recibes una respuesta, deja pasar 24 horas (dentro de lo posible) para volver a intentarlo. Si reenvías el mismo correo 30 veces sólo lograrás que el destinatario se harte, borre todos tus correos y te bloquee de su cuenta.
“No hay viento favorable para el que no sabe adonde se dirige.”
Seneca
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