Sea capaz de detectar y eliminar las prácticas que hacen perder tiempo a sus empleados y afectan sus resultados.
Los niveles de ingreso que se pueden generar dentro de una empresa, están ligadas directamente con la capacidad que posea un equipo para utilizar el tiempo disponible. Es por ello que es escencial detectar los denominados "ladrones de tiempo", porque pueden tener consecuencias económicas inmediatas dentro de la compañía.
Pero, a qué se le llama "ladrones de tiempo". Pues son todos aquellos procesos y distractores que afectan el trabajo de los colaboradores, retrazando así sus labores diarias. Un ejemplo de ello puede ser la tardanza de una respuesta entre dos departamentos de la empresa, debido a la burocracia que existe dentro de ésta.
¿Cómo se pueden combatir? El primer paso para reducirlos al mínimo los "ladrones de tiempo", detectándolos y conocerlos al detalle.
Para ello, se detalla a continuación una lista con los principales factores y prácticas que significan una pérdida de tiempo en las empresas:
1. Interrupciones y Visitas Inesperadas
Los expertos indican que, luego de interrumpir la concentración, el trabajador tarda en promedio de 15 minutos para volver al ritmo productividad ideal. Por lo tanto, deben evitarse al máximo las interrupciones de todo tipo.
2. Procesos Burocráticos
Si la empresa no dispone de manuales de tareas para cada puesto, lo más probable es que existan tareas redundantes.
3. Comunicaciones Deficientes
Si los mensajes no son claros, es probable que los empleados realicen su trabajo de forma deficiente, o incluso volver a realizarlo, lo que supone una enorme pérdida de tiempo. Debe entonces comunicar con claridad y comprobar que los empleados han comprendido el mensaje.
4. Esperar por Respuestas
Cinco minutos de espera para un equipo de 10 personas, resultan ser 50 minutos perdidos si a esto le sumamos una organización de mas 300 empleados y cada función esta ligada severamente a la función de otro compañero el tiempo desperdiciado es inmenso.
5. Indefinición del Trabajo a Realizar
Todos lo miembros del equipo deben conocer perfectamente las tareas a desarrollar de cada puesto y los indicadores claves de desempeño.
6. Objetivos y Prioridades Confusos
Esto supone continuos cambios de actividad sin metas claras, incluso conflictos en las tareas prioritarias. Lo que no mides no mejoras, ni controlas ni sabes que sucede, en conclusión es un caos.
7. Director Desorganizado
Se sabe que el estilo personal de un jefe acaba siendo imitado por los miembros de su equipo. El que no cuente con una agenda de “actividades a realizar en tiempo y forma por parte del director” en estos tiempos es “conceder una ventaja a la competencia” ademas de que el bien mas preciado en estos momentos es “El Tiempo” y el que sea desperdiciado de esta manera por “El Capitan del Barco” habla que seguramente la tripulación (empleados) no cuentan con una “brújula”
8. Postergar Tareas
Los expertos aconsejan afrontar primero "lo peor", esto es, afrontar la tarea más odiada al comienzo de la jornada y evitar el estar pensando sobre la tarea.
“No basta saber, hay que aplicar lo que se sabe, no basta querer hacer las cosas hay que hacerlas”
Seneca
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