El Benchmarkin interno, una herramienta de gestión

El objetivo de benchmarking es estimular y facilitar los cambios en las organizaciones y mejorar el desempeño, aprendiendo de los demás. 

El benchmarking es un proceso o técnica de gestión a través de la cual las empresas u organizaciones evalúan el desempeño de sus procesos, sistemas y procedimientos de gestión. Para esto se utiliza a los competidores con el fin de compararse y sacar lo mejor de ellos, con el fin de mejorar algunos aspectos.

En el caso del benchmarking interno, que suele ser el más utilizado, se comparan las operaciones de la empresa con las de un departamento interno o con las de otras organizaciones del mismo grupo. Para esto se debe selecciona el mejor ejemplo a seguir.

El objetivo de benchmarking es estimular y facilitar los cambios en las organizaciones y mejorar el desempeño, aprendiendo de los demás. Puede realizarse en toda la organización o bien en ciertas áreas o unidades del negocio. Uno de los principios básicos de esta herramienta es que toda empresa no es la mejor en todas las áreas, por lo que compararse con otras  que funcionan mejor puede ser un ejercicio muy exitoso.

El Benchmarking interno puede traer beneficios tales como:

- La eliminación de recelos de información que podría producirse entre dos empresas que se disputan un mismo mercado pues simplifica la identificación de procesos similares.

- Puede generar un espíritu de sana competencia entre las distintas unidades de la organización.

- Recopila información que puede ser de gran ayuda a la hora de realizar pronósticos

- Es una fuente de ideas de negocios que puede mostrar nuevas formas de manejar los recursos del área que se está estudiando para poner en marcha nuevos procesos de trabajo.

- A través de este proceso se pueden fijar objetivos específicos sobre ciertos procesos como funciones, desempeños organizacionales y estrategias.

Para implementar un Benchmarking interno se deben identificar cuatro fases:

1. Planteamiento: Consiste en identificar cuáles son los objetivos que se proponen alcanzar.

2. Recolección de datos: Se debe identificar la información a utilizar, análisis de información existente y la información que entrega el área con la que se realizará la comparación.

3. Identificación de datos: A partir de los datos entregados, se deben identificar las diferencias de desempeño para determinar cuáles son los factores responsables de los mejores resultados del área de referencia.

4. Toma de decisiones: Se debe llegar a una conclusión a partir de los datos analizados con el fin de implementar las mejorías en el área analizada y así aumentar la competitividad del área.

"Si pones en práctica las cualidades de: paciencia, puntualidad, sinceridad y el ayudar a los demás, obtendrás una mejor opinión del mundo que te rodea".

G. Kleiser

¿Busca resultados en su empresa? Fomente la comunicación interna

La comunicación siempre ha sido un recurso necesario, sobre todo en el ámbito laboral, donde el flujo y el feed back que se produce es sumamente elevado. Horizontal, vertical o mixta, este recurso es siempre necesario.

Para una buena gestión y administración de cualquier empresa, es necesaria una buena comuinicación, pero no sólo a nivel ejecutivo, sino que también con los mandos intermedios de la compañía. En los tiempos que corren, este elemento es de vital importancia para mejorar, tanto relaciones laborales, como para aumentar la productividad de la empresa. Las más grandes, pero también aquellas que son más pequeñas, han apostado por modelos en los que han incluido a la comunicación interna como una herramienta util y necesaria.

La comunicación siempre ha sido un recurso necesario, sobre todo en el ámbito laboral, donde el flujo y el feed back (retroalimentación) que se produce es sumamente elevado. Horizontal, vertical o mixta, este recurso es siempre necesario.

En otras plabras, si una empresa arrastra problemas como difundir mensajes contradictorios, brindar poca información, abusar del doble discurso o no ser coherente entre lo que dice y lo que hace, de poco le va a servir que esos mismos “mensajes errados” salgan editados en la Intranet, por más estructurada, interactiva y bien diseñada que sea. En este caso, la solución al problema estaría contaminada por el mismo problema que se pretende solucionar.

En síntesis, la comunicación por sí misma no puede resolver ningún problema si no está acompañada y sustentada por la cultura de la empresa, por el compromiso de sus directores y de su personal. No obstante, hay problemas que sí se originan en una mala comunicación. ¿Qué hacer con estos?, ¿Emplear acciones o herramientas de comunicación para solucionarlos? No hay recetas universales pero como primer paso se deberían responder estas interrogantes.

-¿Qué es lo que la empresa entiende por “problema de comunicación”?
-¿Cómo puedo detectar este problema?
-¿Cómo determino que la mala comunicación fue la responsable de originar este problema en particular?

Ahora bien, un estudio realizado recientemente señala que los procesos de comunicación están al servicio de la imagen corporativa en un 68% de las personas encuestadas; para un 15% ,la comunicación interna estaría en una posición intermedia, ya que perdería peso en la dedicación temporal y presupuesto asignado; para un 14% la importancia estaría solamente en la identidad visual y la gestión de la marca ;y para el restante 1% no sabe, no contesta.

Pero, en el fondo, cuál es el principal objetivo de implantar un plan de comunicaciones en una empresa o en una institución de envergadura superior:

1. Participa en la comunicación interna de la “visión estratégica” de la organización (desarrolla y comunica la nueva situación estratégica).
   
2. Ayuda a que se implanten los cambios organizativos existentes, consecuencia de la adopción de posicionamientos estratégicos, comunicando los objetivos, motivos y derivaciones del nuevo modelo organizativo.
   
3. Sirve de vínculo de unión entre las comunicaciones existentes en la organización, es decir, entre la comunicación interna y la comunicación externa, la comunicación se realiza a los dos niveles: clientes (externos) y personal de la organización (internos).
  
4. Ayuda a la puesta en marcha de programas de Calidad Total. Un programa de este tipo necesita para su implantación y posterior seguimiento cada vez un mayor alto grado de participación por parte de sus beneficiarios.
   
5. Es un elemento de marketing interno fundamental para la organización, en el sentido de que permite a las personas que participan en su gestión conocer los aspectos más significativos que de ella se derivan, en una palabra permite que los empleados conozcan más la organización.

“ Puedes tener la mayor tecnologia del mundo, pero sin una comunidad que quiera utilizarla y este emocionada con ello,entonces no tiene proposito alguno.”

Chris Hughes

Pasos para Lograr Crear un Buen Clima Laboral

El truco mágico se encuentra más relacionada en aspectos como el de ser coherente y congruente con los valores que se quieran transmitir en una empresa, que con aspectos relacionados como el dinero.

Hace un par de días, me preguntaban que pensaba sobre cual o cuales eran los aspectos que debían tenerse en cuenta para tener un buen clima laboral en la empresa, así como también si debía implementarse un coaching empresarial en una Pyme, situación que me invitó a reflexionar al respecto, y reconocer que esa fórmula mágica debe estar por allí guardada con especial atención, y quizás podía hacer un pequeño aporte en la conformación de esa receta que se corresponda con dicha fórmula.

El truco mágico para que exista un buen clima laboral en una organización, creo firmemente que se encuentra más relacionada en aspectos como el de ser coherente y congruente con los valores que se quieran transmitir en una empresa, que con aspectos relacionados como por ejemplo con el dinero.

Me explico: ¿Cuántas veces escuchamos que en una empresa X o Y lo más importante es la gente?, seguro que muchas, pero muchísimas veces, y en esa misma cantidad de veces, escuchamos que esas mismas empresas que pregonan especial preocupación por su gente, los que allí trabajan reciben sueldos bajos, o sus pagos tardes, muchas veces vemos que a los responsables del tema comercial se le colocan metas casi imposibles de cumplir, o también que no existe igualdad entre hombres y mujeres en procesos de ascensión laboral, cuantos casos más vemos de empresas donde directivos o mandos medios se aprovechan de sus posiciones para obtener favores de toda clase; ni que decir de empresas que hacen la vista a un lado cuando esas personas que dicen mimar con especial atención, quieren progresar y seguir estudiando, o que decir de aquellos sitios donde no estar de acuerdo con los planteamientos de un líder de proyecto significa para aquellos creativos mal vistos el ser castigados con el ostracismo o con el despido.

Para tener una organización donde la gente esté motivada a trabajar, a producir más, que suden la camisa de la empresa dentro y fuera de la misma, no hace falta pagar los sueldo más altos del mercado, ni dar coches de empresa a todos, ni decirles "tranquilo amigo, quédate en cama este mes que igual te pagamos porque eres parte del equipo", ni tampoco hace falta descabelladas políticas que lleven a las empresas con ánimo o no de lucro a la ruina.

Son elementos sencillos los que deberían tenerse en cuenta para tener un buen clima laboral como por ejemplo:

1. Escuchar a la gente.

2. Crear una comunidad de fieles seguidores dispuestos a aportar nuevas soluciones.

3. Respetar y valorar las enriquecedoras diferencias individuales.

4. Brindar igualdad de oportunidades.

5. Reconocer e incentivar el trabajo en equipo.

6. Trazar metas que se puedan medir y actuar con rapidez y flexibilidad.

7. Contar con estructuras organizacionales horizontales.

8. Divertirse

El camino para tener un buen clima en el trabajo depende de las distintas variables que le quieras incorporar a tu ecuación. Antes de poner en marcha un coaching, mentoring, tutela, e-learning, o lo que desees, te invito a que vayas paso por paso, organizando la casa por dentro, quizá escuchando a tu gente (una encuesta de clima laboral podría ser una buena alternativa), como primer paso acompañado de una valoración de potencial, para con estos dos elementos como base, tener una radiografía medianamente clara de los pasos que deseas implementar en tu empresa.

El paso más importante se da cuando se tiene la visión de hacer las cosas bien, pero recuerda que una visión surge de un sueño, y que una visión sin acción, no es más que un sueño. Así...que manos a la obra.

"Existe al menos un rincón del universo que con toda seguridad puedes mejorar, y eres tú mismo."

Aldous Huxley

LAS 10 ACTITUDES DE LOS JEFES QUE MAS AGRADAN A SUS COLABORADORES

Saber delegar y contribuir al desarrollo profesional de sus colaboradores son algunas de las virtudes más valoradas. 

El Centro de Estudios Financieros (CEF) realizó en España un estudio para conocer “Los 10 comportamientos de los jefes que más agradan a sus colaboradores”. Para ello, durante los meses de diciembre de 2007 y enero de 2008 envió a través de su plataforma de teleformación una encuesta que fue contestada por 2.550 personas.

Al igual que el estudio realizado el año pasado, esta investigación fue dirigida por Ángel Fernández Muñoz, psicólogo y profesor del Máster en Dirección de Recursos Humanos del CEF.

“Los resultados del estudio dibujan un retrato robot del jefe ideal como un superior al que no le resulta difícil otorgar su confianza en sus subordinados, es dialogante, los trata con respeto y mantiene siempre una actitud positiva y con voluntad de resolver problemas”, sostiene el autor. Saber delegar y contribuir al desarrollo profesional de sus colaboradores son otras de las virtudes más valoradas.

Los 10 comportamientos de los jefes que más agradan son:

1.- Manifestar confianza en sus colaboradores (48%). 
2.- Dialogar de forma abierta con sus colaboradores (43%). 
3.- Transmitir instrucciones con respeto (42%). 
4.- Intentar solucionar los problemas (39%). 
5.- Tratar a sus colaboradores como si fueran importantes para la empresa (36%). 
6.- Exigir razonablemente (36%). 
7.- Permitir desarrollar las capacidades de sus empleados (35%). 
8.- Saber delegar (34%). 
9.- Escuchar y contar con las ideas que aportan sus colaboradores (33%). 
10.- Reconocer lo bueno y corregir lo malo (32%). 

En el lado opuesto, las cuatro virtudes menos señaladas son: 
1. Aprende de sus errores (11%) 
Explica los proyectos con detalle (12%) 
Es justo en la evaluación del desempeño (12%) 
Premia la imaginación y la creatividad (13%)

Diferencias
De las 2.550 encuestas correctamente contestadas, el 89% proceden de España, mientras que en el 11% restante hay respuestas de otros 44 países, destacando Colombia, México, Argentina, Chile y República Dominicana. Por su parte, ocho de cada diez encuestados tienen formación universitaria, mientras que el 40% de la muestra tiene trabajadores a su cargo. En cuanto al sexo de los encuestados, han respondido más mujeres que hombres. En total el 59% de los encuestados son mujeres frente al 41% que son hombres. Todos son mayores de18 años.

No existen grandes diferencias entre las respuestas de los encuestados en función del sexo. En cambio, la edad de los encuestados sí es un factor que aporta diferencias significativas en los resultados; la mayor se produce en el ítem “reconoce lo bueno y corrige lo malo” (56% entre los que tienen 18-22 años y 26% entre los de 38-42 años).

Igualmente, en “enseña qué y cómo hacer las cosas” (39% y 16%, respectivamente) y en “da ejemplo con su comportamiento” (40% entre los de 18-22 años y 23% entre los de 33-37 años). “Como vemos, con carácter general, los más jóvenes ven más virtudes en su jefe, en tanto que los más veteranos son más críticos”.

"La vida, sólo tiene sentido yendo hacia atrás, pero hay que vivirla hacia adelante". 

Pelicula: El Curioso Caso de Benjamin Button.

 

COMO INNOVAR SIN GASTAR EN EXCESO

En época de crisis, siempre es bueno mejorar lo que ya se tiene. Algunos empresarios manifiestan que son estos periodos los mejores para iniciar cambios en las empresas, sobre todo porque son pocos los que se atreven a ejecutarlos por los costos que este tipo de decisiones puede tener. ¿Pero esto es realmente así? Ciertamente hay diversas formas, maneras y métodos de poder rentabilizar mejor las empresas, que en ocasiones tiene costos elevados pero dicidendos más que atractivos.

Le indicamos una serie de pasos, para innovar de manera simple, pero que le ayudará a modificar su esquema de negocios.

1. Juega con los conceptos temporales: quitar el coste temporal a los productos estacionales, el transformarlos en productos para siempre con la calidad, o al revés, convertir un artículo en usar y tirar.

2. Da un vuelco a un negocio ya existente: una oferta que el consumidor no podrá rechazar. Si se combinan de forma adecuada varios tipos de innovación, el resultado final siempre es más impactante para la empresa, más atractivo para los clientes y mucho más difícil de copiar por los competidores.

3. Soluciona la crisis de un sector: replanteamiento del modelo de negocio.

4. Explota las tendencias del mercado: aquel sector que está en auge, el ofrecer una nueva oferta más amplia ahora que se tiene interés en ello.

5. Adapta conceptos de negocio de éxito a nuevos sectores: lo que ha valido para ciertas empresas en su innovación se podría, quizás, aplicar a un nuevo sector.

6. Redefine el mercado: romper el límite de los grupos de consumidores definidos y sustituirlo por una forma de segmentar basada en el comportamiento o en el modo de pensar.

7. Simplifica productos: el restar atributos al producto para llegar a consumidores que antes no los utilizaban porque no los entendían o porque no podían pagar el coste de la tecnología.

8. Volver a lo esencial: la nueva obsesión por personalizarlo todo para desarrollar nuevos productos que se adapten totalmente a las peticiones de los consumidores.

“No hay viento favorable para el que no sabe adonde se dirige”

 Seneca

 

La crisis: una oportunidad de innovación disruptiva

La globalización está obligando a las empresas a reinventar sus procesos creativos para seguir siendo competitivas. Y el nuevo modelo de innovación disruptiva puede ayudar a acelerar el cambio.

La globalización ha sido testigo del declive del dominio estadounidense en los sectores de fabricación, energía e incluso en el financiero. Una cosa, sin embargo, sigue en pie: la buena y vieja inventiva americana.

Pero hasta eso parece estar en peligro actualmente. China, cuyas industrias son motivo de envidia en Occidente más por su tenacidad que por su inventiva, ha creado una estructura que, dentro de algunos años, la hará más innovadora y, por tanto, más competitiva. Singapur hizo lo mismo. Finlandia unirá su principal escuela de negocios a la escuela de diseño y de tecnología para formar una “universidad de la innovación” multidisciplinar el año que viene.

Pero, el factor sorpresa actual es lo que pasará en el futuro con la innovación — es decir, al avance de las ideas progresistas en la ciencia, en la tecnología y en los negocios- ahora que la economía mundial está en crisis. Hay una idea extendida en las empresas que sugiere que el gobierno y el mundo académico van a estar menos dispuestos a correr riesgos y a trabajar con los costos de corto plazo que acompañan al territorio de la innovación.

Paul J. H. Schoemaker, director del Centro de Innovación Tecnológica Mack (Mack Center for Technological Innovation), dice que, en el caso de algunas empresas, la crisis económica puede servir muy bien de plataforma para la innovación. “La crisis tiene impactos varios”, dice Schoemaker. “La pérdida de ingresos y beneficios van a infundir, en un primer momento, una mentalidad de recorte de costos, lo que no es bueno para la innovación. Sin embargo, cuando el paciente está sangrando, lo primero que hay que hacer es parar la hemorragia. A continuación, comienza una fase en la que los líderes tratan de saber qué partes de su modelo de negocio no van bien (y, tal vez, sean incluso insostenibles). De ahí podrá surgir la reestructuración y la reinvención”.

Él advierte también contra el exceso de precaución — dependencia exagerada de la innovación incremental en detrimento de una innovación transformadora o “disruptiva”. En los círculos de innovación, esos dos tipos de innovación son conocidos como “i pequeña” e “I grande”. Las mayores ganancias de una empresa provienen de las innovaciones más osadas, que desafían los paradigmas y la empresa”, dice Schoemaker.

El negocio de la ruptura
Aunque la innovación “disruptiva” se haya incorporado a las empresas hace sólo una década aproximadamente, la idea es muy antigua: el economista austriaco Joseph Schumpeter la tenía en mente cuando se apropió de la expresión “destrucción creativa” para describir sus teorías sobre el modo en que el emprendimiento sirve de estímulo para el sistema capitalista.

Entender la importancia de la innovación disruptiva es el mayor activo de cualquier empresa. En una compañía de éxito — o en una empresa con varias capas de burocracia que impiden el surgimiento de nuevas ideas — eso puede ser muy difícil. Ella también necesita dedicarse a la investigación. “La investigación disruptiva es fundamental, sobre todo en el segmento tecnológico”.

Finalmente, no basta con contar con ingenieros brillantes. Si no hubiera una gestión competente, la tecnología más refinada puede acabar en el cubo de basura de la historia corporativa o, peor que eso, puede acabar en las manos de la competencia: “La innovación disruptiva no es suficiente”, dice Kim. “Podemos citar numerosos ejemplos de empresas que introdujeron nuevas tecnologías pero que, al final, acabaron desplazadas por otras”.

"No hay malas hierbas ni hombres malos. No hay más que malos cultivadores"

Víctor Hugo

¿Es difícil generar ideas en épocas de crisis económicas?

Actualmente nos encontramos al principio de una crisis económica muy clara de amplio abasto, motivada por una falta de liquidez en el sistema financiero: aún así hay salida.

Actualmente nos encontramos al principio de una crisis económica muy clara de amplio abasto, motivada por una falta de liquidez en el sistema financiero:

• Los bancos han pasado de ofrecer dinero a buen precio y de insistir a empresas y particulares para que se endeudasen, a no disponer de dinero.

• Han invertido su liquidez en “instrumentos financieros” poco fiables.

• Donde Estados Unidos de América marca el ritmo financiero mundial, desde las fluctuaciones de divisas (Respecto al dólar) hasta la creación de instrumentos financieros muy complejos que dominan unas pocas personas y que escapan al control de los gobiernos. Esto ha motivado en gran manera la falta de liquidez y de confianza en el resto del mercado financiero mundial.

 Y Agravada por:

• Un estancamiento del sector inmobiliario que llevaba años con un atípico crecimiento. Un sueldo medio tiene dificultades en poder adquirir una vivienda. Los precios han subido por el efecto de inversionistas, a menudo particulares ajenos a inversiones productivas, que han visto en el sector inmobiliario una rentable fuente de ingresos.

• Un incremento de precios de los alimentos: que puede ayudar a poner a la agricultura en su sitio y a dejar de vivir de les subvenciones. Pero que por otra parte es una fuente de inflación y de reducción del poder adquisitivo en las ciudades.

• Un incremento de los precios del petróleo: que repercute un incremento general de precios al basarse casi todas nuestras fuentes de energía en derivados del petróleo.

• Incremento de precios de materias primas necesarias para la economía productiva, debido a la especulación en mercados de futuros sin relación real con la demanda.

Esta situación económica nos obliga a agudizar el ingenio. Se deben buscar nuevas ideas y buscar el crecimiento. “Estancarse es morir”.

- Si nuestro sector va al alza: Adelante.

- Si nuestro sector es uno de los tradicionales y queremos seguir creciendo, algo debemos cambiar:

- Podemos y debemos comercializar nuestros productos en canales distintos, o buscar nuevas rutas de venta. 

- Ampliar el número de puntos de venta de nuestros productos o servicios.
Nuestros productos pueden tener un uso distinto al tradicional. Hemos de investigar o ensayar su uso con utilidades distintas.

- Desarrollar productos con más prestaciones o con innovaciones.

- Tener claro que en épocas de crisis el consumo disminuye, pero sigue teniendo un nivel muy elevado, por lo tanto hemos de hacer lo posible para que los clientes dejen de comprar el producto de la competencia, pero no el nuestro.

- Dar más servicio al cliente con el mismo producto: Facilitar al cliente el uso, el transporte,… Dar todo hecho al cliente.

- Reducir las subcontrataciones: Podemos internalizar actividades que hasta ahora teníamos subcontratadas a empresas externas.

- Es el momento de absorber empresas de nuestro sector que pasen por problemas económicos o que necesiten liquidez.

- Destinar posible tiempo ocioso de nuestro personal a mejorar la empresa:

1.- Mejorar el mantenimiento de maquinas e instalaciones de  nuestra empresa

2.- Mejorar compras, replantear todos los proveedores

3.- Buscar ahorros energéticos, en los consumos de las maquinas, en la iluminación

4.- Ordenar archivos administrativos.

5.- Eliminar archivos antiguos y optimizar el espacio.

 “La estrategia sin tácticas es la ruta mas lenta a la victoria, las tácticas sin estrategia son el sonido antes de la derrota”

Napoleon